Mit tegyünk, ha elveszett, megsemmisült a cég könyvelési anyaga? Be kell jelenteni az adóhatósághoz? Bírságolhat-e az adóhatóság, ha a bizonylatokat, dokumentumokat nem tudjuk az adóellenőrzés rendelkezésére bocsátani?
Előző posztunkban azt jártuk körül, hogy mi a teendő, ha elveszett a vállalkozás számlatömbje, illetve mivel jár, ha nem tudjuk pótolni a számlatömbből már kiállított számlákat.
Jelen bejegyzésünkben átfogóbban tekintjük a kérdést, és azt nézzük meg, hogy mivel jár, ha a könyvelési anyag “sérül”: annak egésze, vagy része, például az elszámolásokat igazoló, alátámasztó okiratok, vagy akár az egész könyvelés vészel, semmisül meg.
A számviteli beszámolót alátámasztó iratok megőrzési ideje 8 év; a megőrzés egész időtartama alatt folyamatosan biztosítani kell az okirat és az abban foglalt adattartalom sértetlenségét, eredetiségének hitelességét és olvashatóságát.
Ez vonatkozik a könyvviteli anyagra is. Hiba azt gondolni, hogy az elveszés, megsemmisülés jó kifogás, s ezzel meg lehet úszni egy adóellenőrzés nem kívánatos következményeit. Ellenkezőleg. Egy ilyen kifogás esetén az adózó csak rosszul járhat. Éppen ezért, ha elvész, vagy megsemmisül, törekedni kell arra, hogy a könyvelés és az alapját képező számlák, bizonylatok rekonstruálhatók legyenek.
Miért is?
Mert adóhatóság mindent meg fog tenni azért, hogy a bevételi oldalt akár becslés útján is, de meghatározza, a költség, ráfordítás oldal “felállítása” azonban hiteles bizonylatok nélkül nem lehetséges. Ha pedig csak a bevételi oldalon alapszik az adómegállapítás, az az adózó számára a lehető legkedvezőtlenebb opció.
Akkor mit tehet az adózó?
Mindenekelőtt vegyen fel egy jegyzőkönyvet a sérülésről, megsemmisülésről, annak okáról, körülményeiről.
Ezt követően mind a kiállított, mind pedig a befogadott számlákról próbáljon számlamásodlatot kérni partnerétől. Fontos, hogy legalább a költségszámlák hiteles számlamásodlatok legyenek. Ennek hiányában egy adóellenőrzés nem biztos, hogy elfogadja a másolatokat a gazdasági eseményt hitelesen igazoló dokumentumként, s nem engedi csökkenteni a tevékenység eredményét ezekkel a költségbizonylatokkal. Hiteles számlamásodlat hiányában a számlák áfa-tartalma sem helyezhető levonásba. Ha pedig az adóellenőrzés nem fogadja el a másolatokat az ügyleteket hitelesen igazoló bizonylatként, a könyvelés rekonstruálása ellenére adóhiányt állapíthat meg az adózó terhére.
Tehát az adózónak a saját érdekében célszerű gondoskodni az elveszett, megsemmisült bizonylatok pótlásáról, a könyvelés utólagos rekonstruálásáról, ha azt szeretné, hogy adókötelezettsége utólag is hellyel-közzel pontos elszámolás alapján kerüljön megállapításra.
InterTax Pro Adóblog 